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LINE WORKSとは？導入するべき理由や使い方を徹底解説
「LINE WORKSって他のビジネスツールと違って何が優れているの？」
集客や自社商品の広報・PRを担当している人の中には、LINE WORKSに対するこのような疑問を抱えている方も少なくありません。
この記事では、LINE WORKSの特徴や強みを幅広く解説します。
1.LINE WORKSとは
引用：LINE WORKS
LINE WORKSを使う上で知っておきたい特徴を3つ解説します。
- LINEと連動させて使えるビジネスコミュニケーションツール
- ビジネスツールとして求められる機能が揃っている
- 3種類の料金プランがある
LINEと連動させて使えるビジネスコミュニケーションツール
LINE WORKSは、LINEと連動させて使えるビジネスコミュニケーションツールです。
チームのメンバーや顧客、取引先のLINEを登録しておくことで、円滑でスムーズにビジネス上のやりとりを行うことができます。
ユーザーアカウントには「管理者」と「ユーザー」の二種類があり、必要な用途に応じて使い分けることが可能です。
ビジネスツールとして求められる機能が揃っている
LINE WORKSには、ビジネスコミュニケーションツールとして求められる以下の機能が揃っています。
- メンバーとの予定を共有するカレンダー機能
- 必要な情報を一箇所に格納する管理機能
- 打ち合わせや全体会議に使える音声通話・画面共有機能 また、LINE WORKSにはユーザーに対して行えるアクションとしてアンケート機能や掲示板機能も揃っているため、積極的に活用したいところですね。
3種類の料金プランがある
LINE WORKSには、以下3種類の料金プランがあります。
ビジネスに必要な機能はフリープランでも解決しますが、音声通話や容量の制限が厳しく、ストレージも5GBと決して多くはありません。
料金は他のツールに比べて全て1,000円未満と安価なため、チームに多くのメンバーを抱える場合や資料を大量に共有する場合、有料プランの導入を検討しましょう。
2.LINE WORKSの強み
ここからは、LINE WORKSがおすすめできる理由を3つ解説します。
- 複数のプロジェクトの効率的な管理
- 定例業務の自動化
- 強固なセキュリティ
複数のプロジェクトの効率的な管理
LINE WORKSがおすすめされる一つ目の理由は、複数のプロジェクトを効率的に管理しやすいことです。
LINE WORKSでは必要な情報を顧客やプロジェクトごとに管理できるため、「一つの場所にトーク履歴やファイルが入り乱れる」といった心配がなくなります。
必要な情報を適切な場所・方法で管理することで、急に過去のデータや記録が必要になったときでも慌てずに対処できることが大きなメリットです。
定例業務の自動化
LINE WORKSがおすすめできる二つ目の理由は、定例業務を自動化できることです。
チームで業務を行う場合、日報作成や議事録などの定例業務の発生は避けられません。
LINE WORKSを有効活用することで日々の定例作業を自動化できるので、より効率的に業務を行えるようになります。
強固なセキュリティ
LINE WORKSがおすすめされる三つ目の理由は、セキュリティ性に優れていることです。
LINE WORKSは、以下の外部ツールと連携できます。
- メールの誤送信対策用ソフト「Active!Gate SS for LINE WORKS」
- ユーザー認証・端末制御に使える「サテライトオフィス・クライアント証明書For LINE WORKS」
- 中小企業に特化したSaaS型セキュリティソリューションソフト「AhnLab V3 Security for Business」 これらのツールを有効活用することで、ビジネス上のミスや情報漏洩などのトラブルを防ぐことができます。
3.LINE WORKSはこんな人におすすめ
以下では、「LINE WORKSの導入が向いている人」の特徴を解説します。
組織の管理にまだあまり慣れていない人
LINE WORKSの導入は、組織のリーダーに昇格したばかりの人や、グループ管理においてまだ経験が浅い人に向いています。
LINE WORKSは必要な情報を案件ごとに管理する機能や、メンションやリプライ機能が搭載されていることが特徴です。
複数のメンバーの作業進捗管理や統括に自信がない人でも、「LINEのグループ機能の応用版」としてLINE WORKSを活用できます。
新しいツールの導入が難しい組織を運営する人
LINE WORKSの導入は、新規ツールの導入が困難な組織を管理する人にも向いています。
他のビジネスチャットツールには便利な機能が多い反面、タスクの割り当てやチャンネルの識別など、初心者にとって難しい機能が多いことも特徴です。
LINE WORKSは「ビジネスチャットツール自体に不慣れな人」にも使いやすく作られており、使い慣れたLINEの操作感を応用できることが大きなメリットです。
社外のお客様と密に連絡を取る機会が多い人
LINE WORKSの導入は、社外のお客様との連絡や打ち合わせが多い人にもおすすめなツールです。
社外のお客様とのやりとりでは、「使用しているビジネスチャットツールが異なるため、どちらかが合わせなければいけない」というケースがよく起こっています。
LINE WORKSの場合、双方のLINEアカウントを使用することで簡単に初期設定が行えるだけでなく、やり取りの内容も顧客ごとに管理できることがメリットです。
4.LINE WORKSの初期設定手順
ここからは、LINE WORKSを使い始めるにあたっての初期手順を解説します。
LINE WORKSのアプリをダウンロードする
まずは、お使いのデバイスにLINE WORKSのアプリをダウンロード・インストールしましょう。
LINE WORKSのアプリはApp StoreまたはGoogle Play Storeで検索してインストールできます。
Windowsのパソコンの場合は、以下のURLをクリックしてダウンロード・インストールを行いましょう。
グループの管理者としてアカウントを作成する
LINE WORKSのインストールが終わったら、次はグループ管理者としてのアカウントを作成します。
初期画面でユーザーの設定をする際に、「管理者」を選択してアカウントを作成し、アカウント名や企業情報などの必要項目を入力しましょう。
チームのメンバーを招待する
管理者としてのアカウントの作成が完了したら、次はチームのメンバーを招待して組織運用の体制を整えましょう。
LINE WORKSにメンバーを招待する場合、招待権限を持つ管理者メンバーが以下の手段を利用すると招待リンクを対象となる相手に送ることができます。
- LINE
- メール
- QRコード 管理者から招待された人は、招待を承諾することでメンバーとしてチームに参画し、LINE WORKSの機能を使えるようになります。
5.LINE WORKSを使うときはここに注意！
ここからは、LINE WORKSを使用する上での注意点を3つ解説します。
以下の事項は破るとメンバーや従業員の精神的ストレスだけでなく、個人情報の漏えいにも繋がるため必ず一度目を通しておきましょう。
従業員の私物端末を使う場合は使用方法を明確に決めておく
LINE WORKSを使用する上での1つ目の注意点は、従業員の私物端末を使う場合に使用方法を事前に決めることです。
社用携帯を貸与せず、従業員の私物端末でLINE WORKSを使用する場合、以下の事項を事前に内部で話し合っておきましょう。
- 特定の相手への連絡はグループ内でのメンション・個人チャットどちらで行うかパターン別に決めておく
- 業務上以外の用途における投稿を行わない
- 特定の人以外から送られてきたメール・リンクを開かない
各メッセージについての返信ルールを決めておく
LINE WORKSを使用する上での2つ目の注意点は、各メッセージについての返信ルールを決めておくことです。
グループのメッセージを確認した際は既読としてアクションをつける、会議時間やトラブル発生時など即時対応が求められる場合はメッセージ冒頭に「重要」と追記するなどのルールを事前に決めておきましょう。
LINE WORKS自体の使用時間の管理を徹底する
LINE WORKSを使用する上での三つ目の注意点は、LINE WORKS自体の使用時間の管理を徹底することです。
「〇〇時より前、〇〇時以降は△△の件以外は使用しない」など、メンバーが一目見るとわかるような具体的な使用ルールをチーム内で共有しておきましょう。
6.LINE WORKSの最大の強み「継承されたLINEの利便さ」を使いこなそう
LINE WORKSの特徴や強み、登録手順や使用上の注意点について解説しました。
LINE WORKSはLINEの良さを受け継いだビジネスコミュニケーションツールでありながら、定例作業の自動化やセキュリティ面の強固さなどのメリットも兼ね備えています。
皆さんの組織やチームでLINE WORKSを導入する場合、使用上のルールを明確に決めた上で、日々のやりとりや業務管理をより効率的に行っていきましょう。
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