Column
ホームページのリニューアルを依頼する前に｜提案依頼書の書き方と制作会社選びのポイント
『今の制作会社に頼むと、文章を少し直すだけでも何週間も待たされる』
『リニューアルしたいが、どの会社に何を伝えて依頼すればよいのか分からない』
そう感じながら、依頼先を探し始めている担当者の方も多いのではないでしょうか。
リニューアルの依頼は、依頼先を探す前に目的と直す範囲、社内の担当者を決め、提案依頼書で条件を揃えておくと、各社の提案と見積もりを同じ基準で比べられます。
本記事では、自社サイトをWordPressからNotionとAIで管理する形へ移した株式会社INFLUが、依頼前に決めることから、提案依頼書の書き方、依頼先の選び方、乗り換えるときの確認点までを解説します。
依頼前に押さえておきたい要点は、次の3つです。
- 依頼先探しより先に、何のためにどこまで直すかを決める
- 提案依頼書で見積もり条件を揃える
- 公開後の更新担当まで依頼内容に含める
この3つを押さえておくと、公開後の運用まで見据えて依頼先を比べられます。
リニューアルを依頼する前に決める3つのこと
目的、改修か作り直しかの方向性、そして社内の決裁と更新体制を決めておくと、依頼内容がブレません。
具体的な要望がないまま相談すると、自社に合わない提案を受けてしまうことがあります。
依頼前に社内で決めておくことは、次の3つです。
- サイトをリニューアルする目的
- 既存サイトの改修か、ゼロからの作り直しか
- 社内の決裁者と公開後の更新担当者
この3つが決まっていれば、制作会社への最初の相談で、要望を具体的に伝えられます。
目的を1文で言えるようにする
「問い合わせを増やしたい」「古い情報を整理したい」「採用を強化したい」など、目的を絞り込みましょう。
「とにかくデザインを新しくしたい」という理由だけでは、完成後の成果につながりにくくなります。
目的が明確であれば、制作会社も適切な構成や機能の提案がしやすくなります。
改修か作り直しか
今のサイトの一部を直すのか、システムからすべて作り直すのかを検討します。
予算やスケジュールに大きく関わるため、おおよその方向性を持っておくのが望ましいです。
改修か作り直しかを決める前に、それぞれの違いと進め方を確かめたい方は、下記の記事をご覧ください。
ホームページリニューアルの進め方｜中小企業が失敗する前に知る目的・進め方・選び方influhp.com
社内の決裁者と、公開後に触る人を決める
誰が最終的に承認するのかを、プロジェクトの初期段階で決めておきましょう。
また、サイト公開後に「誰がどのようにお知らせなどを更新するのか」も重要です。
更新担当者のITスキルに合わせて、直感的に操作できる更新の仕組みを入れてもらいましょう。
提案依頼書に書くべき内容
複数社に見積もりを取るなら、提案依頼書を作成して要件を揃えるのが最短の進め方です。
口頭だけで要望を伝えると、会社ごとに見積もりの前提条件がばらつきます。
書面にまとめることで、同じ基準で各社の提案や金額を比較できるようになります。
最低限入れる項目
提案依頼書には、自社の現状と希望を漏れなく記載します。
具体的には、次の7項目を書いておきます。
- 現状のURL、ページ数、使っている仕組み
- 目的と、優先したいページ
- 改修、全面リニューアル、作り直しの希望（未定なら「相談したい」と書く）
- 素材と原稿を自社で用意するか、外に頼むか
- 希望スケジュール
- 予算感の幅
- 公開後の更新と保守を誰が担うか
これらの情報が揃っていれば、制作会社も精度の高い見積もりを出しやすくなります。
書かなくてよいこと
デザインの細かな指定や、競合他社の名前を大量に羅列する必要はありません。
要件を細かく指定しすぎると、制作会社からの専門的な提案を引き出しにくくなります。
提案依頼書は、A4用紙1ページ程度の箇条書きにまとまっていれば十分です。
テンプレートの使い方
提案依頼書は、一度作成すれば複数の会社に同じものを渡して活用できます。
社内で回覧して要望に漏れがないかを確認する際にも、この1枚のシートが役立ちます。
自社の状況を整理するためのフォーマットとして、まずは埋められる項目から書き出してみてください。
改修か作り直しかを決めきれない方は、下記からご相談ください。株式会社INFLUでは、今のサイトの状況を伺い、どこまで直すかを一緒に整理するところからお手伝いしています。
依頼先の選び方
依頼先は会社の規模の大小よりも、公開後の更新と改善をどう担うかで選ぶとミスマッチが減ります。
自社の体制に合わせて、継続的にサポートしてもらえるパートナーを見つけることが大切です。
それぞれの業態の特徴を理解し、自社に合う依頼先を検討しましょう。
制作会社、広告代理店、フリーランスの違い
Web制作会社は、デザインから公開までの工程を一括して任せやすいのが特徴です。
依頼時は、公開後の更新単価や保守サポートの内容もあわせて確認しておきましょう。
広告代理店はマーケティング施策とセットで依頼する場合に向いており、フリーランスは小規模な改修などを柔軟に頼みたい場合に適しています。
フリーランスに運用まで任せる場合は、連絡のつきやすさや対応体制を確認しておきましょう。
依頼先を選ぶときの5つの基準
依頼先を比較する際は、金額以外の要素にも目を向けることが大切です。
具体的には、次の5つを基準に選びます。
- 同業種や同規模の企業の制作実績があるか
- 見積もりに更新と保守の範囲が明記されているか
- 自社で簡単に編集できる範囲はどこまでか
- サイトのデータやドメイン（URL）の権利は自社で持てるか
- 現状の課題に対する改善提案があるか
この5つの基準で比較すると、公開後も長く付き合えるパートナーを見極めやすくなります。
見積もりの取り方と相談の進め方
依頼先を探す際は、2〜3社程度に候補を絞り込んでから連絡を取ります。
同じ提案依頼書を渡して見積もりを取ることで、各社の提案内容を比較しやすくなります。
声をかける会社が多すぎると、打ち合わせと比較に時間がかかり、社内の判断が遅れます。
進め方の4ステップ
実際に制作会社へ相談し、発注するまでの流れを把握しておきましょう。
基本的には、次の4つの手順で進めます。
- 提案依頼書を候補の会社に送る
- 各社からヒアリングを受ける
- 見積もりと提案を受け取る
- 条件をすり合わせて発注先を決める
この順で進めると、各社の提案と金額を同じ条件で比べられます。
見積もりを比べるときに見る点
各社から見積もりが出揃ったら、初期の制作費用だけでなく、公開後の費用も確認します。
更新作業の単価や、月々の保守費用にどこまでの作業が含まれるかを見ておきましょう。
また、古いURLから新しいURLへの移転設定など、目に見えない作業が含まれているかも重要です。
改修か作り直しかが決まっていないときは、提案依頼書の下書きを持って、相談だけを先に申し込む方法もあります。
相談だけでもよいケース
もし改修で済むのか、全面的な作り直しが必要かのルートが決まっていないときは、提案依頼書を基に相談ベースで話を聞いてみるのもひとつの手です。
プロの視点で現状のサイトを診断してもらうことで、自社に最適な方針が見えてくることがあります。
今の制作会社から乗り換えて依頼するとき
今の制作会社から別の会社へ依頼先を変える場合は、新しい依頼先探しと並行して、既存サイトのデータと権限の引き継ぎ状況を確認しましょう。
ここを後回しにすると、リニューアルの作業自体がストップしてしまうことがあります。ドメインやサーバーの名義が今の制作会社のままだと、新しい依頼先が作業を始められないためです。
乗り換えのサイン
「テキストを少し修正するだけで何週間も待たされる」「改善の提案がなく、保守費用の説明ばかりされる」といった状況は、乗り換えを検討するタイミングです。
また、自社のドメイン（URL）やサーバーの契約状況を教えてもらえない場合も、早めの対応が求められます。
こうした状態のままリニューアルしても、公開後に同じ悩みが続きやすくなります。
乗り換える前に確認すること
乗り換えの前に、ドメインやサーバー、管理画面の名義が自社になっているかを確認します。
これまでの原稿や画像を新しいサイトへ引き継げるかどうかも、事前に今の制作会社へ確認しておきましょう。
古いページから新しいページへの移転設定まで引き継げるかは今の契約内容で決まるため、契約書で引き継ぎの範囲も確かめ、新しい依頼先への提案依頼書に書いておきましょう。
依頼前チェックリスト
制作会社に声をかける前に、自社の現状や希望を一覧にしておきましょう。
以下の項目を揃えてから依頼すると、見積もり金額や納期について、制作会社との食い違いを減らせます。
社内で情報を共有するための資料としても役立ちます。
依頼前に揃える10項目
依頼前に確認しておきたい項目は、次の10個です。
- 目的を1文で言える
- 現状URLと主要ページの一覧
- 困っていること
- 改修か作り直しか、または相談したい
- 素材と原稿の準備状況
- 社内の決裁者と公開の承認
- 公開後の更新担当
- 希望時期
- 予算の幅
- 提案依頼書
これらを事前に埋めておけば、初回の打ち合わせで現状の説明に時間を取られず、提案の中身を話し合えます。
WordPressを使っている場合は、現在の保守や更新状況がどうなっているかもあわせて確認してください。
WordPressから別の仕組みへの移行を検討したい場合は、こちらの記事も参考にしてください。
【危険】WordPressの脆弱性とは。リスクをなくすためにWordPressを使わないAIを活用したHP制作・運用も解説influhp.com
制作だけで依頼を終わらせない
ホームページは、完成して公開した時点がスタートです。
きれいなサイトの納品だけをゴールにしないなら、依頼内容を広げる選択肢があります。
具体的には、公開後の情報の更新とサイトの改善を自社で回せる仕組み作りまで、依頼内容に含めます。
依頼内容に「公開後」を入れる理由
ホームページは公開して終わりではなく、そこからの日々の運用が成果を左右します。
制作だけを依頼して公開後の更新体制を考えていないと、少しの修正でも外注費がかかり、徐々に情報が古くなってしまいます。
自社で無理なく運用できる仕組みを最初から依頼内容に組み込むことが、長期的なコスト削減につながります。
運用まで頼むのが合う会社・合わない会社
この方法は、「制作会社任せで数年間更新が止まっている」「少人数で効率よくサイトを改善していきたい」というケースに向いています。
一方で、サイトを新規にゼロから作りたい場合、ブランドの世界観を最優先したい場合や、デザインの出来栄えが絶対条件となる案件には向きません。
自社の求めるゴールに合わせて、依頼する範囲を検討してください。
ホームページのAI化という選択肢
自社で更新しやすい仕組みの一つとして、ホームページのAI化という選択肢があります。
これは、裏側の情報管理の仕組みと表側の公開サイトを切り離すことで、社内の担当者が手軽に情報を更新できるようにする手法です。
専門的な知識がなくても、日常的な情報発信を内製化しやすくなります。
株式会社INFLUも、自社サイトをWordPressからNotionとAIで管理する形へ移し、記事の更新や修正を自社で回せる体制に変えました。
ホームページのAI化の仕組みと進め方を知りたい方は、下記をご覧ください。
AIを使ってHP（ホームページ）は制作できる？AI活用型HPの作り方と運用方法・かかる費用まで解説influhp.com
まとめ
依頼前に目的、改修の方向性、社内体制を決めることが大切です。
提案依頼書を作成して見積もり条件を揃え、自社の選定軸に合った依頼先を選びましょう。
別の会社へ乗り換える時は、データと権限の引き継ぎ状況も確認しましょう。
改修か作り直しかを含め、依頼内容を一緒に整理したい方はご相談ください。
株式会社INFLUは、既存のホームページを作り直すだけでなく、公開後に自社で更新と改善を続けられる運用づくりまで支援しています。
