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Webセミナー（ウェビナー）とは？利用するメリットや企業の成功事例も合わせて解説します
「Webセミナーについてなんとなくしか知らない。」
「実際に行うことでどんなメリットがあるの？」
このように悩んでいる企業や担当者の人も、多くいるのではないでしょうか。
特にこれからWebセミナーを利用しようか検討している場合は、メリットや注意点を把握した上で行いたいですよね。
今回の記事では、Webセミナーのメリットや開催する手順、Webセミナーに使える代表的なツールを解説します。
Webセミナーを導入して、成功した企業の事例もご紹介しているので、ぜひご参考にしてください。
1.Webセミナーとは？
Webセミナーとは、インターネットを利用して行うセミナーや研修のことです。
オンラインセミナーやウェビナーとも呼ばれます。
一方で、オフラインセミナーとは、登壇者と受講者が対面して行われる一般的なセミナーのことです。
【Webセミナーとオフラインセミナーの違い】
ライブ配信とオンデマンド配信の違い
Webセミナーには、ライブ配信とオンデマンド配信があります。
ライブ配信は、Webを通じてリアルタイムで受講者に参加してもらう方法です。
画面越しでありながら参加者に臨場感を与え、最新の情報を伝えられます。
また、チャットを用いてその場で質疑応答も可能です。
一方、オンデマンド配信は、あらかじめ録画・編集した動画をWeb上で視聴してもらう方法です。
受講者はいつでも参加可能で、繰り返し視聴できます。
Webセミナーを活用するシーン
Webセミナーは、さまざまなシーンに活用できます。
- 新卒・中途採用向けの説明会
- 新規顧客へのサービス・商品説明会
- 既存顧客へのフォローアップ
- 社内研修
- 株主総会 特に、新卒・中途採用向けの説明会は従来オフラインで行われることが多く、多額のコストがかかっていました。
しかし、昨今のコロナ禍の世情により企業説明会をオンライン化し、採用活動のコストを削減している企業が増加しています。
また、顧客への説明会をWebセミナーで行うと、営業に繋がって商談に進むこともあります。
2.Webセミナーを開催する際の手順
Webセミナーは下記の手順で行います。
- 目標・ターゲット・テーマを決定する
- 担当者、日程を決める
- 配信内容を考える
- 配信システム、環境を整える
- 集客や告知を行う
- 開催前の配信テストを行う
- 参加者へフォローアップを実施する
事前準備をしっかり行っておくことが、Webセミナー成功の鍵です。
1. 目標・ターゲット・テーマを決定する
まずは、目標・ターゲット・テーマを決めましょう。
これらをしっかり決めておかないと、参加者の満足度が低いセミナーとなってしまいます。
例えば、Webマーケティング企業が新規顧客を獲得するために、Webセミナーを行う場合、以下のようなイメージです。
- 目標：当社に興味をもち、具体的に商談を進められそうな顧客を10社集める
- ターゲット：小規模なECサイトを運営しているが、売り上げに伸び悩んでいる企業
- テーマ：過去の取引先の成功事例をもとに当社の強みを知ってもらう
これらの例のように、目標はできるだけ数値化しましょう。
2. 担当者、日程を決める
テーマを決定したら、Webセミナーの登壇者と運営担当者を決めましょう。
登壇者は社内の人間か、外部から講師を招く場合もあります。
当日の運営担当者は病欠の可能性を考慮し、2〜3人程度確保しておくことが望ましいです。
登壇者・担当者が決まったら、スタッフの都合に合わせて日程を決めます。
初めてのWebセミナーであれば、機材の準備やリハーサルを考慮し、余裕を持ってスケジューリングしましょう。
3. 配信内容を考える
次に、テーマに沿って配信内容を考えます。
下記の手順で構成を作成しましょう。
- ターゲットの顕在ニーズ・潜在ニーズを考慮し、話す内容を箇条書きで書き出す
- 他にターゲットのためになりそうなことを追加で書き出す
- 書き出した項目を精査し、取捨選択する
- どのような流れで聞くとわかりやすいかを考え、話す順番を決める
- 構成ができたら、各項目を深堀りしていく
うまく構成が作れないときは、他社のWebセミナーも参考にしてみましょう。
4. 配信システム、環境を整える
配信内容が決まったら、快適に配信できるようにシステムと環境を整えましょう。
配信システムには、複数のサービスがあります。
- 「Zoom ビデオウェビナー」
- 「Microsoft Teams ウェビナー」
- 「You Tube ライブ」 が一般的です。
ネット環境は、速度5Mbps以上であれば問題なく配信できます。
また、WiFiよりも光回線や高速インターネットのほうが安定的です。
既存の回線ではなく、Webセミナー専用の回線を引けばより安定性が高まります。
5. 集客や告知を行う
配信環境が整えられたら、集客を行います。
告知は、配信当日の3週間〜1か月前に行えるように準備が必要です。
まずは自社のサイトにWebセミナーのイベントページを作り、応募フォームを設置します。
離脱者が出ないよう、応募フォームは必要最低限の入力項目にしておきましょう。
また、TwitterやInstagramなどSNSでの集客も有効です。
応募者には、セミナー前日にリマインドメールを送りましょう。
6. 開催前の配信テストを行う
Webセミナー開催前には、配信テストを2回行います。
1回目で起きた不具合や改善点を見直して、2回目は本番同様にリハーサルをしましょう。
1回目のテスト配信では、音声・映像が問題なく流れるかどうかを十分に確認します。
資料を画面に表示させる場合は、切り替えをスムーズにできるかもチェックが必要です。
また、当日の担当者の動きも確認しておきましょう。
7. 参加者へフォローアップを実施する
Webセミナー終了後の、参加者へのフォローアップも大切です。
セミナー参加のお礼と合わせて、個別相談会の案内や次回のWebセミナーの案内などを行います。
当日の欠席者には、資料の配布や当日の内容を共有しておきましょう。
参加者のためにも、アンケートに記載された質問にできるだけ早く答えることも重要です。
同様の質問が複数きた場合には、Q＆Aとして資料やブログにまとめ、参加者に送信しましょう。
弊社ではWebセミナーの開催に関するご相談も承っております。
ご興味のある方は、初回無料のスポットコンサルをご利用ください。
3.【企業・参加者別】Webセミナーを配信する際のメリット
Webセミナーは企業・参加者ともにある程度時間と、場所に融通が効くのが最大のメリットです。
ここからは、企業と参加者それぞれのメリットをさらに詳しく見ていきましょう。
1. 企業側のメリット
企業側のメリットとしては、下記の項目が挙げられます。
- コストを抑えられる
- 当日の案内が不要で運営が楽になる
- 収容人数に制限がないためより多くの参加者を集められる
- 海外など遠方の参加者も集められる
自社の小さな会議室でも開催可能なため、会場をレンタルせずともセミナーを開催できます。
ツールも安価で、機材を購入しても長期的に見れば低コストです。
また、当日の運営が楽なので人件費も抑えられます。
さらに人数制限がなく遠方からでも参加可能なことから、オフライン型よりも多くの集客が可能です。
2. 参加者側のメリット
参加者側のメリットとしては、下記の項目が挙げられます。
- いつでもどこでも参加可能
- リラックスして受けられる
- 会場に行くための時間を短縮できる
- 当日参加できなくてもアーカイブ配信で視聴可能
ネット環境さえあればその場で繋げられるので、セミナー開始ギリギリまで時間を有効に使えます。
また、大勢の中で受講せずに済むので、質問しやすい環境でリラックスして参加できるでしょう。
万が一参加できなくても後から視聴できますし、繰り返し動画を見ることで復習も可能です。
4.Webセミナーにおける代表的なツール3選
Webセミナー向けのツールとしては、下記が有名です。
- Zoom ビデオウェビナー
- Microsoft Teams ウェビナー
- YouTubeライブ Webセミナーのツールについてはこちらの記事でも解説しているので、合わせてご参考にしてください。
1. Zoom ビデオウェビナー
Zoom ビデオウェビナーは参加申し込みページを作成し、参加者にURLを送るだけで準備が完了する便利なツールです。
Zoomミーティングを使用したことがあれば、使用感が似ていて使いやすいでしょう。
Zoomを初めて利用する人でも、操作はシンプルなのですぐに慣れます。
表に記載の他には、下記の機能が特徴的です。
- 背景カスタマイズ
- Q＆A機能
- 投票機能
- 参加者のリスト・入退室の記録・アンケート結果をCSV形式でダウンロード
なお、Zoomミーティングでは全員の顔が表示されますが、Zoom ビデオウェビナーではホストの顔のみが表示されます。
Webセミナー向けに適した仕様なので、非常に使いやすいのがポイントです。
2. Microsoft Teams ウェビナー
Microsoft Teams ウェビナーは、月額1,360円と低コストで利用できるツールです。
参加人数は、300人とWebセミナー用ツールとしては少ない部類に入ります。
参加人数が少ない代わりに、Microsoft Teams ウェビナーには下記の機能があります。
- 背景カスタマイズ
- 日本語での文字起こし
- ノイズ抑制
Zoomにも文字起こし機能はありますが、英語のみです。
日本語で文字起こしができるのは、Microsoft Teams ウェビナーの大きな特徴と言えます。
セミナーの内容をテキスト化できれば、フォローアップにも役立つでしょう。
3. YouTubeライブ
YouTubeライブは、アカウントさえあれば誰でも無料で使えるのが魅力です。
YouTubeの知名度が高いため多くの人に馴染みがあり、参加者も増えやすい傾向にあります。
画面共有機能はないのですが、エンコーダ配信にすれば共有も可能です。
画面共有なしでも事前に資料をメールで配布しておけば、セミナーの内容によっては問題なく進められます。
YouTubeライブの他の特徴としては、下記の通りです。
- 追いかけ再生ができる
- アプリをダウンロードしなくても参加できる
追いかけ再生とは、途中参加してもセミナーの最初から視聴できる機能です。
参加者が急な電話やお手洗いで抜けても、聞けなかったところから再生できます。
また、アプリのダウンロードも不要なので、参加者の負担も軽減しやすいです。
5.Webセミナーの成功事例4選
それでは、実際にWebセミナーを利用して成功した事例を見ていきましょう。
ここでは、成功事例を4つご紹介します。
- トヨタ自動車東日本株式会社
- ベントレーシステムズ
- 多摩大学
- 株式会社ワコム
Webセミナー導入の際の参考にしてください。
1. トヨタ自動車東日本
トヨタ自動車東日本では、社内イベントや研修を動画でオンライン化しました。
同社が抱えていた課題は、下記の通りです。
- 5つの拠点間でのテレビ会議やトップメッセージの動画共有に手間がかかっていた
- 社内研修を紙の資料で行っていたが、個人の理解度に差があり、全員が学びやすい環境を求めていた
- イベントの参加人数に限度があったため、より多くの人が参加できるようにしたかった オンライン化したことで、まず動画共有がタイムリーにできるようになり、業務効率がアップしました。
社内研修ではExcelの操作を画面で共有してわかりやすくなり、後から見返せることで理解度が向上しています。
社内イベントでは多くの人が参加可能になり、会社に一体感も生まれました。
2. ベントレーシステムズ
ベントレーシステムズでは、顧客に向けた製品の最新情報共有をオンライン化しています。
ベントレーシステムズは従来、セミナーや展示会を首都圏で行っていました。
しかし、移動時間や交通費の面で、遠方からの参加者に負担がかかっていたことが課題だったのです。
そこでWebセミナーに切り替えたところ、顧客から好評を得て参加率が向上しました。
また、有益な製品情報を気軽に得られるということで、リピートしてくれる顧客も獲得できています。
チャット機能やアンケート機能で参加者からのフィードバックもすぐに得られ、コミュニケーションを密にとれるようにもなりました。
3. 多摩大学
多摩大学では、講義ライブラリー構築にWebセミナーを導入しました。
同校の経営情報学部の教育方針は、少人数教育を行いつつも学生には多くの教員に接する機会を与えることです。
そのため、講義を動画で撮影することで、多くの教員の講義を受けられるようにしようと考えていました。
しかし、データの視聴制限や、どうライブラリー化するかが課題となっていたのです。
そこで、講義をWebセミナー化することで撮影・保存・配信まで一元管理し、管理のしやすいライブラリー化を実現しました。
ライブラリー化により、学生が隙間時間に動画を視聴できるようになったのは大きなメリットでしたが、それだけではありません。
教員が他の教員の講義を見られるようになったので、教えるスキルを効率よく学べることにも繋がりました。
4. ワコム
ワコムではWebセミナーを利用し、ハイブリッド型のバーチャル株主総会と事業説明会を短時間の準備で行えます。
同社は従来、株主総会を会場のみで行っていましたが、昨今の世情によりオンライン参加型とリアル参加型のハイブリッドで開催しました。
当初は自社での配信を検討していましたが、ネットワークに不安があったようです。
そこで同社はWebセミナーツールを提供している企業へ依頼しました。
結果、PCやタブレットなどどんなツールで参加しても安定して視聴でき、準備も短時間で済ませられるようになったのです。
6.Webセミナーを開催する際の注意点4選
Webセミナーを開催する際には、とくに注意すべき点が4つあります。
- マイクやカメラを準備する
- ネット環境を確認する
- ライブ配信型と録音配信型を使い分ける
- レスポンスを見るためにチャットツールも併用する
これらの点に注意して、Webセミナーをスムーズに行えるようにしましょう。
1. マイクやカメラを準備する
まず、Webセミナーに適した機器が必要です。
PCに搭載されているマイクやカメラでは、映像が見づらかったり、音声が聞き取りづらかったりと不具合が起こる恐れがあります。
予算的に厳しいのであれば、せめて専用マイクだけでも準備する必要があります。
快適にWebセミナーを進めるために、適切な機器を用意しましょう。
2. ネット環境を確認する
ネット環境も必ず確認しましょう。
とくにライブ配信にする場合、ネット環境が悪いと映像や音声が途切れてしまい、参加者がストレスを感じます。
企業側だけでなく、参加者のネット環境も整っていることが重要です。
Webセミナーを視聴する際にはネット環境に配慮するよう、案内メールに記載しておくと親切でしょう。
不安な参加者もいるでしょうから、参加者がネット環境をテストできるような場を設けておくのがおすすめです。
3. ライブ配信型と録音配信型を使い分ける
Webセミナーを行う際は、目的に合わせてライブ配信型と録音配信型を使い分けることが大切です。
ライブ配信は主に下記のような場面に有効です。
- 新卒・中途採用者向け企業説明会
- 自社商品・サービス説明会
- 株主総会
録音配信は主に下記のような場面に有効です。 - 社内研修
- 試験学習用の講座
- プロモーションビデオ
ライブ配信を録画しておくと、当日不参加だった人も後から視聴できます。
4. レスポンスを見るためにチャットツールも併用する
ライブ配信型のWebセミナーでは、チャットツールを使いながら参加者の反応もよく見ておきましょう。
オフライン型では参加者の様子がよく見えるため、分かりにくそうにしていると気づきやすいです。
しかし、Webセミナーであれば参加者の姿が見えないので、淡々と進めてしまうことが多いです。
「わかりにくければ挙手やチャットで遠慮なく教えてください」と呼びかけ、参加者の様子に注意しながら進めましょう。
7.Ｗebセミナーを成功させるためのコツ3選
Webセミナーを成功させるためのコツは下記の3つです。
- コンテンツを充実させる
- 参加者に配慮する
- 参加者の意欲を高める
ポイントを押さえて、Webセミナーを成功させましょう。
1. コンテンツを充実させる
参加者に満足してもらえるWebセミナーにするためには、コンテンツを充実させる必要があります。
ポイントは、情報の量と質に注目することです。
いくら情報量が多くても求めていないことを説明されると、参加者は満足できません。
逆に、質のよい情報を得られたとしても、情報量が少ないと物足りなさを感じてしまいます。
ターゲットが知りたいと思っていることは何かをよく考え、ニーズを満たせるようなコンテンツを準備しましょう。
2. 参加者に配慮する
参加者を飽きさせないように配慮することも重要です。
オフライン型のセミナーであれば退室しづらいですが、Webセミナーは気軽に離脱できてしまう欠点があります。
そこで、下記の点に注意をしてください。
- 適度に休憩を挟む
- 説明をメインに行い資料は補足程度に留める
長時間に渡るセミナーの場合は、長くても90分の区切りで休憩を挟むのが望ましいです。
また、資料を読んで完結するのであれば、Webセミナーの意義がなくなり、話を聞かなくてもよいという判断から離脱してしまいます。
そのため、資料は表や図をメインに作成し、説明はセミナーの中で行いましょう。
3. 参加者の意欲を高める
ただセミナーを配信するだけではなく、参加者の意欲が高まるように工夫することも大切です。
リラックスした状態で参加できるのはWebセミナーの魅力です。
ただ、あまりに淡々としていると、参加者が飽きてしまうというデメリットもあります。
参加者の意欲を高めるポイントとしては、下記の通りです。
- 冒頭のアイスブレイク
- 共感を得られる話題の提供
- 投票機能の利用
まず、冒頭にアイスブレイクや共感を呼ぶようなエピソード・事例の紹介を行って、開催者と参加者の距離を縮めます。
そして、セミナー中はクイズやアンケートを行い、投票を呼びかけることで参加者にアクションを起こしてもらいましょう。
セミナーに一体感が生まれ、参加者の意欲が高まりやすいです。
8.Webセミナーを配信する場合は環境や設備も確認しましょう！
Webセミナーはインターネット上で行うため、時間と場所に制約されずに開催できる方法です。
オフライン型よりも低コストで実施できるので、経費削減につながります。
ただし、ネット環境を整え適切な機材を準備して行わなければ、映像や音声に不具合が起こり参加者にストレスを与えてしまいます。
当日までに必ずテストを行い、参加者のニーズを捉えたコンテンツを用意して、クオリティの高いWebセミナーにしましょう。
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